Informativa sulla privacy

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
ai sensi degli artt. 13, 14 Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”)

RAGIONI DELL’INFORMATIVA

La presente informativa sulla privacy (l’“Informativa sulla Privacy”), resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del GDPR, descrive i trattamenti di dati personali effettuati congiuntamente da Maxima S.r.l. e Calicantus S.r.l. in relazione alla gestione di alcune attività di e-commerce e alla gestione coordinata dei servizi di Customer Service nell’ambito del sito e-commerce dedicato al brand M_M, accessibile all’indirizzo www.mm-official.it (il “Sito Web”).

L’Informativa sulla Privacy si rivolge agli utenti che effettuano ordini tramite il Sito Web, nonché agli utenti che presentano richiesta di assistenza rivolgendosi al Customer Service (di seguito “Interessati”).

Nell’ambito della gestione della vendita online dei prodotti tramite il Sito Web, MAXIMA S.r.l. e Calicantus S.r.l. collaborano, secondo le rispettive competenze, nell’erogazione di alcuni servizi destinati agli utenti e determinano congiuntamente le finalità e i mezzi essenziali dei trattamenti di dati personali.

Con riferimento a tali trattamenti, Maxima S.r.l. e Calicantus S.r.l. operano quali Contitolari del trattamento ai sensi dell’articolo 26 del GDPR e hanno disciplinato, mediante apposito accordo di contitolarità, i rispettivi compiti e responsabilità in relazione all’adempimento degli obblighi previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali. Ai sensi dell’art. 26, par. 2, GDPR, Il contenuto essenziale dell’accordo è riportato al paragrafo 10.

Restano esclusi dalla presente Informativa sulla Privacy i trattamenti effettuati separatamente da ciascuna Parte in qualità di autonomo Titolare del trattamento, per i quali saranno fornite agli interessati le informazioni previste dalla normativa applicabile.

1. IDENTITÀ E DATI DI CONTATTO DEI TITOLARI DEL TRATTAMENTO

I Contitolari del trattamento, ai sensi dell’art. 26 del GDPR, sono:

  • la società Maxima S.r.l., con sede in Reggio nell’Emilia (RE), Via G. Maramotti, 4 – 42124 (C.F./P.I. 00145560355), e-mail: maximasrl@legalmail.it (di seguito anche “Maxima”);

  • la società Calicantus S.r.l., con sede in Quarto D’Altino (VE), Via L. Mazzon, 30 – 30020 (C.F./P.I. 03757590272), e-mail: privacy@calicant.us (di seguito anche “Calicantus”);

di seguito, congiuntamente anche i “Contitolari”.

2. RESPONSABILI DELLA PROTEZIONE DEI DATI E CONTATTI PRIVACY

È possibile contattare i Responsabili della protezione dei dati personali (“DPO”) ai seguenti recapiti:

  • Per Maxima, indirizzo: Via Pietro Giannone, 10 - 10122 Torino (Italia), e-mail dedicata: dpo@mmfg.it

  • Per Calicantus S.r.l.: nicola.ghinello@dpo-rpd.com

3. FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Maxima e Calicantus determinano congiuntamente le finalità e i mezzi essenziali dei trattamenti necessari per le seguenti finalità:

a) gestione condivisa delle attività di e-commerce sul Sito Web svolte da Maxima e Calicantus.

Con riferimento a Calicantus, il trattamento dei dati dell’Utente che effettua l’ordine si fonda sulla necessità di dare esecuzione al contratto di vendita o di adottare misure precontrattuali richieste dall’Interessato, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR.

Con riferimento a Maxima, il trattamento si fonda sul legittimo interesse alla gestione delle attività di e-commerce rientranti nella progettualità comune, alla consultazione e all’aggiornamento delle informazioni necessarie alla corretta esecuzione degli ordini e alla gestione delle richieste relative ai Prodotti, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR, nel rispetto del bilanciamento con i diritti e le libertà degli Interessati.

b) gestione coordinata del Customer Service.

Il trattamento si fonda, a seconda della natura della richiesta:

  • sulla necessità di dare esecuzione al contratto di vendita o a misure precontrattuali richieste dall’Interessato, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR;

  • sull’adempimento degli obblighi legali applicabili, in particolare in materia di tutela del consumatore, diritto di recesso e garanzia legale di conformità, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera c), del GDPR;

  • ove applicabile, sul legittimo interesse dei Contitolari alla corretta gestione delle richieste, dei reclami e delle eventuali contestazioni, nonché all’accertamento, all’esercizio o alla difesa dei propri diritti, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR, nel rispetto del bilanciamento con i diritti e le libertà degli Interessati;

c) garantire la disponibilità e la continuità dello storico transazionale necessario al Customer Service e alla gestione delle relative pratiche, anche in caso di migrazione dei sistemi, sostituzione del fornitore o cessazione del rapporto contrattuale tra i Contitolari.

Il trattamento si fonda sul legittimo interesse dei Contitolari a garantire la continuità, la tracciabilità e la corretta gestione delle pratiche di Customer Service, nonché a tutelare i rispettivi diritti, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR, nel rispetto del bilanciamento con i diritti e le libertà degli Interessati e nei limiti del periodo di conservazione indicato nella presente Informativa sulla Privacy.

Le attività di trattamento dei dati personali effettuate per le finalità sopra indicate sono di seguito definite congiuntamente i “Trattamenti Congiunti”.

Non rientrano nella contitolarità i trattamenti svolti da ciascuna società per finalità proprie, come meglio indicato al paragrafo 9.

4. CATEGORIE DI DATI PERSONALI TRATTATI

Nel rispetto dei principi di limitazione della finalità e di minimizzazione dei dati personali, Maxima e Calicantus nell’ambito dei Trattamenti Congiunti possono trattare, nella misura necessaria al perseguimento delle finalità descritte nell’Informativa sulla Privacy, le seguenti categorie di dati personali:

a) Dati di Vendita, relativi agli ordini effettuati tramite il Sito Web e alla loro esecuzione, inclusi i dati relativi ai prodotti acquistati, alle spedizioni, alle consegne, ai resi e ai rimborsi, trattati per le finalità di cui al punto 3, lett. a) che precede;

b) Dati di Customer Service, relativi alle richieste di assistenza, ai reclami e alle altre istanze presentate dagli Interessati, nonché alla gestione delle relative pratiche, trattati per le finalità di cui al punto 3, lett. b) e c) che precedono.

4.1 Dati di Vendita

Nel dettaglio, i Dati di Vendita ricomprendono:

  • dati identificativi e di contatto associati all’ordine, quali nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo di fatturazione e indirizzo di spedizione;

  • dati relativi agli ordini e ai prodotti acquistati, quali numero e data dell’ordine, prodotti acquistati, quantità, importi, eventuali sconti applicati e stato dell’ordine;

  • dati relativi alle spedizioni e alle consegne, quali indirizzo di destinazione, identificativo della spedizione, tracking code, stato e data della consegna;

  • dati relativi all’esecuzione dei resi e dei rimborsi, quali identificativo dell’ordine, prodotti restituiti, data ed esito del reso, elementi identificativi del documento di credito, importo, data, stato di esecuzione e modalità generale del rimborso, con esclusione dei dati completi relativi agli strumenti di pagamento.

4.2 Dati di Customer Service

Nel dettaglio, i Dati di Customer Service ricomprendono:

  • dati identificativi e di contatto necessari a identificare l’utente e ad associarne la richiesta allo specifico ordine;

  • dati identificativi dell’ordine e le ulteriori informazioni relative alla vendita necessarie alla gestione della richiesta di assistenza;

  • dati relativi alle richieste di assistenza e ai reclami, quali oggetto e motivazione della richiesta, informazioni e documenti forniti dall’Utente e contenuto delle comunicazioni intercorse;

  • dati relativi alle richieste di reso o rimborso e alla gestione delle relative pratiche, quali motivazione della richiesta, informazioni e documenti forniti dall’utente, stato della richiesta di assistenza, eventuali escalation, valutazioni effettuate e relativo esito;

  • dati relativi alla gestione dei ticket, quali data di apertura, categoria e motivo del contatto, presa in carico, assegnazione, stato, attività svolte, tempi ed esito della pratica;

  • dati relativi alle escalation verso Maxima, incluse le informazioni trasmesse, le valutazioni effettuate e i riscontri forniti da Maxima o da Calicantus, secondo le rispettive competenze.

Nell’ambito dei Trattamenti Congiunti non è prevista la raccolta di categorie particolari di dati personali ai sensi dell’articolo 9 del GDPR né di dati relativi a condanne penali e reati ai sensi dell’articolo 10 del GDPR. Gli Interessati sono pertanto invitati a non comunicare tali informazioni nell’ambito delle richieste di assistenza, dei reclami o della documentazione trasmessa tramite il Customer Service. Qualora tali dati siano comunicati spontaneamente, Maxima e Calicantus ne valuteranno la pertinenza e adotteranno le misure necessarie per limitarne l’accesso e il trattamento oppure, ove non sussista un valido presupposto giuridico o tali informazioni non siano necessarie, per procedere alla loro cancellazione o oscuramento.

4.3 Natura del conferimento dei dati personali

Il conferimento dei dati personali necessari alla gestione dell’ordine, della spedizione, della consegna, dei resi e dei rimborsi è necessario per consentire la conclusione e l’esecuzione del contratto di vendita. Il mancato conferimento di tali dati può comportare l’impossibilità di effettuare o eseguire l’ordine.

Il conferimento dei dati necessari alla gestione delle richieste di assistenza, dei reclami e delle altre istanze rivolte al Customer Service è necessario per consentire ai Contitolari di identificare l’Interessato, associare la richiesta allo specifico ordine e fornire il riscontro richiesto. Il mancato conferimento dei dati necessari può impedire la corretta gestione della richiesta.

Il conferimento di eventuali informazioni ulteriori, indicate come facoltative, è rimesso alla libera scelta dell’Interessato e il loro mancato conferimento non pregiudica l’esecuzione dell’ordine o la gestione della richiesta, salvo che tali informazioni risultino necessarie in relazione alle circostanze del caso concreto.

5. ORIGINE DEI DATI E MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati personali sono raccolti direttamente presso l’Interessato tramite il Sito Web e i canali di Customer Service. Ulteriori dati possono essere generati o acquisiti dai sistemi e dai soggetti coinvolti nell’esecuzione dell’ordine, quali piattaforme tecnologiche, operatori logistici e fornitori dei servizi connessi alla vendita.

Il trattamento è effettuato con strumenti informatici e, ove necessario, con modalità manuali, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza. Sono adottate misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, incluse limitazioni degli accessi alle sole persone autorizzate e alle informazioni necessarie per le rispettive attività.

Non sono previsti processi decisionali unicamente automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull’interessato nell’ambito dei Trattamenti congiunti descritti in questa informativa.

6. DESTINATARI DEI DATI

I dati possono essere trattati, nei limiti delle rispettive mansioni e necessità operative, da:

  • dipendenti e collaboratori dei Contitolari autorizzati al trattamento;

  • fornitori di servizi informatici, hosting, manutenzione, piattaforme e sistemi per l’e-commerce e il Customer Service, nominati responsabili del trattamento ove richiesto;

  • operatori logistici, vettori e soggetti coinvolti nella gestione di spedizioni, consegne e resi;

  • consulenti e professionisti, nonché autorità pubbliche e soggetti legittimati a ricevere i dati in forza di disposizioni di legge o provvedimenti dell’autorità.

I dati non sono diffusi.

7. TRASFERIMENTI DEI DATI VERSO PAESI TERZI

Qualora i dati siano trasferiti verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo o a organizzazioni internazionali, il trasferimento avverrà nel rispetto del Capo V del GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza o mediante garanzie appropriate, quali le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea, con eventuali misure supplementari ove necessarie. Informazioni sulle garanzie applicate e sulle modalità per ottenerne copia possono essere richieste ai recapiti indicati nella presente informativa.

8. CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI

I dati sono conservati per il tempo necessario a perseguire le finalità per cui sono raccolti e, successivamente, per il periodo necessario ad adempiere agli obblighi applicabili e a tutelare i diritti dei Contitolari e degli interessati. In particolare:

  • i Dati di Vendita relativi agli ordini e alla relativa esecuzione sono conservati per 10 anni dalla conclusione dell’ultima attività relativa all’ordine, inclusi l’eventuale reso, rimborso o intervento di assistenza, al fine di consentire la gestione delle richieste connesse all’ordine, assicurare la continuità dello storico transazionale e verificare la corretta esecuzione delle relative attività;

  • i Dati di Customer service, inclusi i dati relativi alle richieste, ai ticket e alle eventuali escalation, sono conservati per la durata del rapporto e per il tempo necessario a gestire e riscontrare le richieste dell’utente, al fine di assicurare la continuità del servizio, ricostruire le attività svolte, gestire eventuali richieste successive connesse alla medesima pratica e verificare la correttezza dei riscontri forniti, fatte salve esigenze di ulteriore conservazione connesse a reclami o contenziosi;

  • qualora una richiesta, un reclamo o una pratica dia origine a una contestazione o a una controversia, i dati personali pertinenti possono essere conservati, con accesso limitato ai soggetti autorizzati, per tutta la durata della contestazione o del procedimento e, successivamente alla relativa definizione, per il periodo di prescrizione applicabile, tenendo conto degli eventuali atti interruttivi o sospensivi.

Alla scadenza dei periodi applicabili, i dati sono cancellati o anonimizzati in modo irreversibile, salvo che ne sia necessaria l’ulteriore conservazione per obbligo di legge o per la gestione di una controversia.

9. TRATTAMENTI SVOLTI DAI SINGOLI TITOLARI AL DI FUORI DELLA CONTITOLARITÀ

La presente Informativa sulla Privacy disciplina i Trattamenti Congiunti descritti al paragrafo 3. Restano distinti da tali trattamenti e non rientrano nell’ambito della contitolarità, i trattamenti effettuati da Calicantus e Maxima in qualità di autonomi Titolari del trattamento.

10. CONTENUTO ESSENZIALE DELL’ACCORDO DI CONTITOLARITÀ

Maxima e Calicantus hanno definito mediante accordo scritto i rispettivi ruoli e responsabilità. In sintesi:

  • l’informativa sui trattamenti congiunti è predisposta congiuntamente ed è pubblicata e resa accessibile nei punti di raccolta dei dati e nei canali di Customer Service;

  • ciascun Contitolare assicura, per le attività di propria competenza, il rispetto dei principi del GDPR, la sicurezza dei trattamenti, la corretta gestione dei soggetti autorizzati e degli eventuali responsabili del trattamento;

  • i Contitolari cooperano nella gestione dei diritti degli interessati, delle violazioni dei dati personali, dei reclami e delle richieste dell’Autorità di controllo;

  • Calicantus è individuata quale punto di contatto operativo per le richieste degli interessati e ne coordina la gestione con Maxima, fermo restando che l’interessato può rivolgersi a ciascuno dei Contitolari;

  • ciascun Contitolare resta autonomamente responsabile dei trattamenti svolti al di fuori del perimetro della contitolarità.

Il contenuto essenziale dell’accordo può essere richiesto ai Contitolari utilizzando i recapiti indicati nella presente informativa.

11. DIRITTI DELL’INTERESSATO

In qualunque momento e gratuitamente, l’utente potrà esercitare i seguenti diritti:

  • ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in caso affermativo, accedere ai dati personali e alle informazioni relative al trattamento;

  • ottenere la rettifica dei dati personali inesatti e l’integrazione di quelli incompleti;

  • ottenere la cancellazione dei dati personali, fatti salvi i casi in cui la loro conservazione sia necessaria per l’adempimento di un obbligo di legge o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;

  • ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’articolo 18 del GDPR;

  • ricevere, nei casi previsti dall’articolo 20 del GDPR, i dati personali forniti ai Contitolari in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e, ove tecnicamente fattibile, ottenerne la trasmissione diretta a un altro Titolare del trattamento (portabilità dei dati);

  • opporsi per motivi connessi alla propria situazione particolare, ai trattamenti fondati sul legittimo interesse dei Contitolari, ai sensi dell’articolo 21 GDPR;

  • revocare in qualsiasi momento il consenso eventualmente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato sulla base del consenso prima della revoca.

Le richieste possono essere rivolte a ciascun Contitolare. Ai fini della gestione operativa, il punto di contatto individuato è Calicantus S.r.l., all’indirizzo indicato al paragrafo 1 “IDENTITÀ E DATI DI CONTATTO DEI TITOLARI DEL TRATTAMENTO”. È inoltre possibile contattare Maxima S.r.l. all’indirizzo indicato al paragrafo 1 “IDENTITÀ E DATI DI CONTATTO DEI TITOLARI DEL TRATTAMENTO”.

La scelta del punto di contatto non limita il diritto di esercitare i propri diritti nei confronti di ciascun Contitolare.

Qualora l’Interessato ritenga che il trattamento dei propria dati personali avvenga in violazione del GDPR, ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’Autorità di controllo competente nello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora oppure si è verificata la presunta violazione, fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale.

12. AGGIORNAMENTI

La presente informativa può essere aggiornata per riflettere modifiche normative, organizzative o tecniche relative ai trattamenti descritti. La versione aggiornata sarà resa disponibile sul Sito Web e negli ulteriori punti di raccolta pertinenti.

ULTIMA MODIFICA

La presente informativa entra in vigore dal 15/10/2026.